Admission
Article 1 - Admission
Toute personne désirant faire partie de Généa 79 doit en formuler la demande par écrit auprès du Cercle (Art. 5 des statuts).
Cette demande d’adhésion implique l’acceptation de figurer sur les fichiers informatiques ouverts pour la gestion interne du Cercle et pour le développement de ses buts généalogiques.
Sur demande écrite de l’adhérent, son nom et ses coordonnées ne figureront pas sur la liste des membres du Cercle communiquée aux autres membres par l’intermédiaire du bulletin trimestriel.
Droit d'entrée
Article 2 – Cotisation, droit d’entrée
Le montant de la cotisation annuelle de base est fixé par l’Assemblée générale ordinaire, sur proposition du Conseil d’administration.
L’exercice comptable du Cercle commence le 1er janvier pour se terminer le 31 décembre de l’année.
La cotisation annuelle est du à partir du 1er janvier de la date d’adhésion, quelle que soit cette date. Toutefois en ce qui concerne les adhésions effectuées lors du dernier trimestre de l’année civile, il sera uniquement demandé le droit d’entrée, et éventuellement l’abonnement au bulletin. Dans ce cas, le nouveau membre recevra les numéros du bulletin déjà édités pendant l’année civile antérieurement à son adhésion.
Le versement de la cotisation annuelle est effectué, soit par courrier à l’adresse du Siège social du Cercle, soit au cours des permanences entre les mains d’un des préposés à l’accueil.
Un droit d’entrée est perçu en même temps que la première cotisation.
Le renouvellement de la cotisation annuelle est effectué au cours du 1er trimestre de l’exercice comptable.
La radiation des membres n’ayant pas acquitté le montant de leur cotisation le 31 mars est automatiquement prononcée par le Bureau. Il n’est pas adressé de lettre de rappel.
A la demande des membres, un timbre adhésif à apposer sur leur carte leur sera adressé contre une enveloppe timbrée à leur adresse. La présentation de la carte de membre, revêtue du timbre de l’année en cours, pourra être exigée pour toute participation aux activités du Cercle.
Présidents, Membres
Article 3 – Présidents d’honneur
L’Assemblée générale peut, sur la proposition du Conseil d’administration ou de dix membres, conférer le titre de président d’honneur aux membres qui ont rempli les fonctions de président pendant six années consécutives.
Le président du Conseil général des Deux-Sèvres et le maire de Niort sont de droit présidents d’honneur de Généa 79.
Les présidents d’honneur sont invités aux réunions du Conseil d’administration ; ils ont voix consultative, mais ne prennent part à aucun vote.
Article 4 – Membres d’honneurs
En reconnaissance des services notables rendus à l’association, et pour en témoigner, le Conseil d’administration peut proposer à l’Assemblée générale de décerner le titre de membre d’honneur.
Article 5 – Membres actifs
Les membres actifs sont obligatoirement des personnes physiques, qui s’engagent à verser chaque année une cotisation dite « cotisation annuelle de base ».
Associés et correspondants
Article 6 – Membres associés
Un membre associé est une association déclarée dont certains membres peuvent participer à des activités du Cercle.
Ses buts et statuts ne doivent pas être en contradiction avec ceux de Généa 79.
Chaque année, à l’appui du versement de sa cotisation, le membre associé joint la liste nominative de ceux qui, parmi ses membres seront autorisés à participer à certaines activités de Généa 79.
La cotisation annuelle du membre associé est établie comme suit :
- 3 cotisations annuelles de base,
- plus 50% de la cotisation annuelle de base pour chacun des membres,
- plus le montant d’un abonnement au bulletin Généa 79.
Une convention sera signée avec chaque membre associé. Elle sera reconduite pour un an par tacite reconduction. Cette convention pourra être dénoncée par chacun des signataires par lettre recommandée adressée avant le 1er novembre de l’exercice.
Article 7 – Membres correspondants
L’adhésion comme membre correspondant implique l’autorisation pour le Cercle de publier tout ou partie des études ou recherches communiquées.
Les sections
Article 8 – Les sections
Les sections sont constituées de membres actifs du Cercle, qui ont la possibilité d’organiser des réunions locales dans un lieu de résidence ou dans tous autres locaux.
Les membres des sections versent leur cotisation au Cercle selon la règle commune.
Le Cercle peut participer au sein d’une section à l’organisation de manifestations spécifiques présentant un caractère d’intérêt général.
Radiation et exclusion
Article 9 – La radiation (voir aussi l’art. 2, alinéa 7)
Chaque année, le 1er avril, le Bureau prononce la radiation des membres qui n’ont pas réglé leur cotisation pour l’exercice en cours.
Article 10 – L’exclusion
L’exclusion d’un membre peut être décidée à l’issue de la procédure définie à l’article 7 des statuts.
Les motifs graves susceptibles de motiver l’exclusion d’un membre sont notamment :
- Le détournement de fonds ou biens appartenant au Cercle,
- L’exercice d’une activité généalogique professionnelle non déclarée au Conseil d’administration,
- L’utilisation à des fins lucratives de renseignements détenus par le Cercle, sans autorisation préalable au Conseil d’administration,
- Toute attitude, ou action, nuisible aux intérêts matériels ou moreau du Cercle.
Les décisions d’exclusion feront l’objet d’une communication à la Fédération française de généalogie, d’héraldique et de sigillographie.
Ces mêmes décisions feront l’objet d’une publication dans le bulletin du Cercle, de manière anonyme.
Le Conseil d'administration
Article 11 – Le Conseil d’administration
Les candidatures pour l’élection des administrateurs du Cercle doivent être formulées par écrit et parvenir au Siège social du Cercle au plus tard une semaine avant l’Assemblée générale au Conseil d’Administration qui en contrôlera la validité.
Sauf dérogation accordée par le Conseil d’Administration en exercice, ne peuvent être candidat au C. A. que les membres actifs ou bienfaiteurs à jour de leur cotisation et justifiant au moins d’une année d’appartenance au Cercle.
Les candidats sont obligatoirement majeurs.
Les membres sortants sont rééligibles (article 9, alinéa 1 des statuts).
Article 12 – Les réunions du Conseil d’administration
Les procès-verbaux des réunions du C. A. sont consignés sur un registre par le secrétaire et signés par ce dernier et le président.
Les décisions sont prises à la majorité absolue, la voix du président étant prépondérante (article 10, 2ème alinéa des statuts).
Sauf décision unanime des membres présents du C. A., le vote au scrutin secret est de règle lorsque la décision à prendre concerne un membre du C. A.
La fréquence des réunions du Conseil d’administration est au plus mensuelle. Le Conseil se réunit au minimum une fois tous les trois mois (article 10 alinéa 1 des statuts).
Lecture est faite en début de séance du procès-verbal de la précédente réunion, qui est alors soumis à l’approbation du Conseil.
Les pouvoirs et les rôles
Article 13 – Les pouvoirs du Conseil d’administration
Le Conseil d’Administration est investi des pouvoirs les plus étendus concernant les actes et décisions qui ne sont pas expressément de la compétence exclusive de l’Assemblée générale.
Le C. A. se prononce souverainement sur les exclusions.
Article 14 – Les rôles et attributions du Bureau
1) Rôle et attributions du président
Le président convoque les Assemblées générales et les réunions du Conseil d’administration.
Il préside les Assemblées générales et les réunions du Conseil d’administration et du Bureau.
Il représente le Cercle dans tous les actes de la vie civile et il est investi de tous les pouvoirs à cet effet.
Mandaté par le Conseil d’administration, il peut faire ouvrir dans toute banque française ou étrangère tous comptes bancaires ou postaux.
Il est habilité à recevoir les dons manuels.
Il a qualité pour ester en justice comme défendeur au nom du Cercle et comme demandeur avec l’autorisation du Conseil d’administration.
Il peut former dans les mêmes conditions tous appels ou pourvois, mais ne peut transiger qu’avec l’accord du Conseil d’administration.
En cas de représentation en justice, le président ne peut être remplacé que par un mandataire agissant en vertu d’une délégation spéciale donnée par le Conseil d’administration.
En cas d’absence ou de maladie, il est remplacé par le vice-président, ou en cas d’empêchement de ce dernier par le plus ancien membre du Conseil d’administration ; ou en cas d’ancienneté égale, par le plus âgé.
2) Rôle et attributions du secrétaire
Le secrétaire est responsable de la rédaction des procès-verbaux des réunions et Assemblées.
Il veille à la tenue du registre spécial prévu par l’article 5 de la Loi du 1er juillet 1901, et les articles 6 et 31 du décret du 16 Août 1901.
Il assure l’exécution des formalités prévues par les dits articles.
En cas d’absence ou de maladie, il est remplacé dans toutes ses fonctions par le secrétaire adjoint.
3) Rôle et attributions du trésorier
Le trésorier est responsable de la tenue régulière, au jour le jour, de la comptabilité du Cercle, suivant les dispositions du titre III ci-après.
Il présente à l’Assemblée générale le compte rendu financier de l’exercice écoulé et budget prévisionnel de l’exercice suivant.
Le trésorier adjoint se tient en permanence au courant des activités du trésorier et la situation financière du Cercle. En cas d’empêchement, il le supplée avec les mêmes pouvoirs dans toutes ses fonctions.
Obligations et droits des membres
Article 15 – Les obligations
Ils ne peuvent exercer la profession de généalogiste, ni utiliser à des fins lucratives les informations de toute nature obtenues grâce à leur qualité de membre actif.
La perte de la qualité de membre de l’Association, pour quelque cause que ce soit, entraîne l’obligation de restituer, le cas échéant, tout matériel, logiciel et document sous toutes ses formes, appartenant à l’Association. D’autre part, l’ex-membre ne pourra utiliser à des fins lucratives les informations obtenues quelle qu’en soit leur nature.
Article 16 – Les droits
Les membres du Cercle ont accès à toutes les informations détenues par l’Association, soit à titre gratuit, soit à titre onéreux.
Les finances et la comptabilité
Article 17 – Les autorisations de dépenses
Au titre du budget général du Cercle, les dépenses d’investissement, dont le contenu n’aurait pas été spécifiquement détaillé dans le budget prévisionnel, ne seront engagées qu’après autorisation du Conseil d’administration sanctionnée par un vote de ce dernier.
Les remboursements de frais engagés par les administrateurs ne seront effectués que sur présentation d’un état détaillé soumis à l’accord du Conseil d’administration.
Article 18 – La comptabilité
La comptabilité du Cercle est tenue par le trésorier suivant les dispositions du plan comptable simplifié.
Le trésorier tiendra également un registre d’inventaire des biens détenus par le Cercle, mentionnant leurs caractéristiques et leur localisation.
Les registres de comptabilité et d’inventaire seront tenus à la disposition du Bureau, qui aura la possibilité de procéder à des contrôles, et soumis à l’examen par le (ou les) vérificateur(s) des comptes.
Le (ou les) vérificateur(s) des comptes est (ou sont) désigné(s) chaque année par l’Assemblée générale.
Les comptes particuliers
Article 19 – Les comptes particuliers
Certaines activités du Cercle peuvent disposer de ressources propres. Dans ce cas, elles feront l’objet d’une comptabilité annexe. Ces activités pourraient concerner les activités suivantes :
- Édition du bulletin Généa 79
- Vente de tables, disquettes, ...
- Toute activité de caractère spécifique, sur mandat du Conseil d’administration.
Les éventuelles comptabilités annexes seront tenues par les responsables des activités concernées sous leur propre responsabilité.
Les registres comptables et les pièces justificatives seront régulièrement communiqués au trésorier du Cercle.
L’ouverture et la fermeture des comptes particuliers relèvent de la décision du Conseil d’administration
Les commissions et responsables spécialisés
Article 20 – Les commissions spécialisées
Des commissions spécialisées pourront être instituées par le Conseil d’administration pour lui permettre de délibérer valablement sur des problèmes spécifiques, et pour veiller au bon fonctionnement des activités du Cercle.
Ces commissions, composées de membre du Conseil d’administration, peuvent se faire assister de toute personne, membre ou non du Cercle, jugée utile de par sa compétence.
Le fonctionnement des commissions spécialisées pourra être soit permanent (bulletin, dépouillements,…), soit à durée déterminée (préparation d’expositions, de congrès, de manifestations,…).
Article 21 – Les responsables spécialisés
Des responsables spécialisés sont mandatés par le Conseil d’administration pour prendre en charge l’organisation et le suivi de certaines activités particulières du Cercle (entraide, protestants, canadiens, bibliothèque, dépouillements,…).
Permanences et réunions
Article 22 – Les permanences
Des permanences sont tenues selon un calendrier régulier établi par le Conseil d’administration, afin de permettre le contact entre les membres et le Cercle, et de permettre aux premiers de consulter la documentation détenue par le second. Les dates des permanences sont indiquées dans le bulletin Généa 79 pour le trimestre qui suit.
Pour chaque permanence, le Conseil d’administration mandate 2 de ses membres pour accueillir les membres venant consulter.
Article 23 – Les réunions trimestrielles
Lors du dernier mois de chaque trimestre, une réunion ouverte à tous les membres du Cercle est organisée. Elle permet à tout membre de connaître la situation et les activités du Cercle. La date des réunions trimestrielles, fixée par le Conseil d’administration, est indiquée dans le bulletin Généa 79.
Les assemblées
Article 24 – Les Assemblées générales ordinaires
Lors du renouvellement du Conseil et du Bureau, le Bureau sortant reste en fonction jusqu’à la fin de la séance. Le secrétaire proclame les résultats des scrutins d’élections.
Le président donne seul la parole et, seul, peut la retirer.
Le Conseil d’administration peut autoriser les votes par correspondance, mais uniquement en ce qui concerne les élections. Les votes par correspondance sont interdits sur les autres questions traitées en Assemblée générale.
Article 25 – Les votes
Lorsque le vote à bulletin secret n’est pas prévu ou demandé, les votes ont lieu à main levée, avec contre épreuve.
Tout adhérent empêché d’assister à l’Assemblée générale peut donner un pouvoir écrit à un autre membre du Cercle pour le représenter et voter en son nom. Dans cette éventualité, un membre présent ne peut disposer, en plus de sa voix personnelle, que d’un maximum de 5 pouvoirs.
Article 26 – Propositions et questions diverses
Les propositions et questions destinées à être discutées en Assemblée générale sont soumises aux règles suivantes
- Modifications des statuts et du règlement intérieur
Le texte précis, avec en annexe les motifs des modifications, doit être adressé par écrit au président, au siège social de Généa 79, avant le 1er janvier. Le Conseil d’administration est tenu de les inscrire à l’ordre du jour de la prochaine Assemblée générale extraordinaire, devant laquelle il les rapporte, après étude.
Le modifications aux statuts et règlement intérieur ne sont applicables qu’après approbation par l’Assemblée générale extraordinaire.
Les propositions de modifications déposées hors délais ne pourront être mises en discussion. Elles seront renvoyées de droit au Conseil d’administration pour étude, puis rapportées devant l’Assemblée générale extraordinaire pouvant statuer. - Questions diverses
Tout membre peut interpeller le Conseil d’administration devant l’Assemblée générale sous réserve d’en informer le président 10 jour à l’avance, par courrier indiquant la nature de la question. La dite question devra uniquement concerner les activités du Cercle et ne pourra porter sur des sujets politiques ou religieux.
Les questions posées sur l’un des rapports en discussion ne sont pas soumises à l’avertissement préalable prévu à l’alinéa précédent.