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Règlement intérieur


Les assemblées

VII – LES ASSEMBLÉES

Article 24 – Les Assemblées générales ordinaires
Lors du renouvellement du Conseil et du Bureau, le Bureau sortant reste en fonction jusqu’à la fin de la séance. Le secrétaire proclame les résultats des scrutins d’élections.
Le président donne seul la parole et, seul, peut la retirer.
Le Conseil d’administration peut autoriser les votes par correspondance, mais uniquement en ce qui concerne les élections. Les votes par correspondance sont interdits sur les autres questions traitées en Assemblée générale.

Article 25 – Les votes
Lorsque le vote à bulletin secret n’est pas prévu ou demandé, les votes ont lieu à main levée, avec contre épreuve.
Tout adhérent empêché d’assister à l’Assemblée générale peut donner un pouvoir écrit à un autre membre du Cercle pour le représenter et voter en son nom. Dans cette éventualité, un membre présent ne peut disposer, en plus de sa voix personnelle, que d’un maximum de 5 pouvoirs.

Article 26 – Propositions et questions diverses
Les propositions et questions destinées à être discutées en Assemblée générale sont soumises aux règles suivantes
a)   Modifications des statuts et du règlement intérieur
Le texte précis, avec en annexe les motifs des modifications, doit être adressé par écrit au président, au siège social de Généa 79, avant le 1er janvier. Le Conseil d’administration est tenu de les inscrire à l’ordre du jour de la prochaine Assemblée générale extraordinaire, devant laquelle il les rapporte, après étude.
Le modifications aux statuts et règlement intérieur ne sont applicables qu’après approbation par l’Assemblée générale extraordinaire.
Les propositions de modifications déposées hors délais ne pourront être mises en discussion. Elles seront renvoyées de droit au Conseil d’administration pour étude, puis rapportées devant l’Assemblée générale extraordinaire pouvant statuer.
b)   Questions diverses
Tout membre peut interpeller le Conseil d’administration devant l’Assemblée générale sous réserve d’en informer le président 10 jour à l’avance, par courrier indiquant la nature de la question. La dite question devra uniquement concerner les activités du Cercle et ne pourra porter sur des sujets politiques ou religieux.
Les questions posées sur l’un des rapports en discussion ne sont pas soumises à l’avertissement préalable prévu à l’alinéa précédent.

 

 
Permanences et réunions

VI – PERMANENCES ET RÉUNIONS TRIMESTRIELLES

Article 22 – Les permanences
Des permanences sont tenues selon un calendrier régulier établi par le Conseil d’administration, afin de permettre le contact entre les membres et le Cercle, et de permettre aux premiers de consulter la documentation détenue par le second. Les dates des permanences sont indiquées dans le bulletin Généa 79 pour le trimestre qui suit.
Pour chaque permanence, le Conseil d’administration mandate 2 de ses membres pour accueillir les membres venant consulter.

Article 23 – Les réunions trimestrielles
Lors du dernier mois de chaque trimestre, une réunion ouverte à tous les membres du Cercle est organisée. Elle permet à tout membre de connaître la situation et les activités du Cercle. La date des réunions trimestrielles, fixée par le Conseil d’administration, est indiquée dans le bulletin Généa 79.

 

 
Les commissions et responsables spécialisés

V – LES COMMISSIONS ET LES RESPONSABLES SPÉCIALISÉS

Article 20 – Les commissions spécialisées
Des commissions spécialisées pourront être instituées par le Conseil d’administration pour lui permettre de délibérer valablement sur des problèmes spécifiques, et pour veiller au bon fonctionnement des activités du Cercle.
Ces commissions, composées de membre du Conseil d’administration, peuvent se faire assister de toute personne, membre ou non du Cercle, jugée utile de par sa compétence.
Le fonctionnement des commissions spécialisées pourra être soit permanent (bulletin, dépouillements,…), soit à durée déterminée (préparation d’expositions, de congrès, de manifestations,…).

Article 21 – Les responsables spécialisés
Des responsables spécialisés sont mandatés par le Conseil d’administration pour prendre en charge l’organisation et le suivi de certaines activités particulières du Cercle (entraide, protestants, canadiens, bibliothèque, dépouillements,…).

 

 
Les comptes particuliers

Article 19 – Les comptes particuliers
Certaines activités du Cercle peuvent disposer de ressources propres. Dans ce cas, elles feront l’objet d’une comptabilité annexe. Ces activités pourraient concerner les activités suivantes :
a)  Édition du bulletin Généa 79
b)  Vente de tables, disquettes, ...
c)  Toute activité de caractère spécifique, sur mandat du Conseil d’administration.
Les éventuelles comptabilités annexes seront tenues par les responsables des activités concernées sous leur propre responsabilité.
Les registres comptables et les pièces justificatives seront régulièrement communiqués au trésorier du Cercle.
L’ouverture et la fermeture des comptes particuliers relèvent de la décision du Conseil d’administration.

 
Les finances et la comptabilité

IV – LES FINANCES ET LA COMPTABILITÉ

Article 17 – Les autorisations de dépenses
Au titre du budget général du Cercle, les dépenses d’investissement, dont le contenu n’aurait pas été spécifiquement détaillé dans le budget prévisionnel, ne seront engagées qu’après autorisation du Conseil d’administration sanctionnée par un vote de ce dernier.
Les remboursements de frais engagés par les administrateurs ne seront effectués que sur présentation d’un état détaillé soumis à l’accord du Conseil d’administration.

Article 18 – La comptabilité
La comptabilité du Cercle est tenue par le trésorier suivant les dispositions du plan comptable simplifié.
Le trésorier tiendra également un registre d’inventaire des biens détenus par le Cercle, mentionnant leurs caractéristiques et leur localisation.
Les registres de comptabilité et d’inventaire seront tenus à la disposition du Bureau, qui aura la possibilité de procéder à des contrôles, et soumis à l’examen par le (ou les) vérificateur(s) des comptes.
Le (ou les) vérificateur(s) des comptes est (ou sont) désigné(s) chaque année par l’Assemblée générale.

 
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